اتوماسیون اداری در سازمان 


ما در عصري زندگي مي کنيم که عصرشگفت انگيز دانش و اطلاعات ، عصرشتاب غيرقابل باور فناوري و خلاقيت است. با عموميـت يافتن سريع دسترسي به کامپيوتر ها و تکنولوژي اطلاعاتي و رسانه هاي پيشرفته هيچ کشوري نمي تواند اقتصاد قرن بيست و يکمي را بدون زيرساخت الکترونيکي قرن بيست و يکمي اداره کند.يکي از فاکتورهاي مهم در تصميم گيري مـديران اطلاعـات اسـت. داشتن اطلاعات دقيق ، صحيح، بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصميم گيري شده و جلوي اتخاذ بسياري از تصـميمات نادرسـت را خواهد گرفت. طي ساليان اخير موج استفاده و بهره گيري از سيستمهاي اتوماسيون اداري کشور مارافراگرفته است وبسياري از سازمانها ، تمايل زيادي براي بهره گيري و استفاده از اين سيستمها از خود نشان مي دهند و حاضرند مبالغ کلاني را جهت استقرار و بکارگيري اين سيستمها صرف نمايند اما بايد بررسي نمود که چنين سيستمها ي اطلاعاتي تاچه اندازه توانسته به مديران سازمانها در  بهبود تصميم گيري  کمک نمايد وآيا توانسته چنين سيستمهايي انتظارات مديران را در تصميم گيري ها براورده نمايد .  هـدف اصـلي ازايـن تحقيق بررسي اثرات سيستم اتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران (بازاريابي) مي باشد و شامل اهداف فرعـي ماننـد شناسايي يک سيستم اتوماسيون جامع اداري مناسب جهت اطلاع رساني به مديران ، بررسي و تجزيه و تحليل آثارونتايج حاصل از سيستم اتوماسيون اداري برتصميم گيري مديران ، بررسي و شناسايي عوامل موثر بر موفقيت سيستم اتوماسيون اداري از نظر تامين اطلاعات مناسب نظير صحت ،دقت ،بهنگام بودن و اقتصادي بودن ، بررسي اثرات اتوماسيون اداري بربهبود فرآيند تصـميم گيـري مديران ، ارائه راهکار براي بهبود عملکرد سيستم اتوماسيون جهت بهره برداري مي باشد. سيستم اتوماسيون اداري که با مشخصـه هايي مانند تعدادنامه ها ي صادره ، تعداد نامه ها ي وارده ،ادراک ، ساعات استفاده  به عنوان متغيرمستقل و بهبود تصميم گيـري مديران با مشخصه هايي مانند صحت ،دقت ،اقتصادي بودن ،به هنگام بودن به عنوان متغيروابسته مطرح مي باشد.  نتايج حاصل از تحقيق نشان داد که سيستم اتوماسيون بر افزايش صحت تصميم گيري مديران تاثير مثبت دارد . سيستم اتوماسـيون بر افزايش دقت تصميم گيري مديران تاثير مثبت دارد . سيستم اتوماسيون بر بهنگام بودن تصميم گيري مديران تاثير مثبـت دارد . سيستم اتوماسيون بر اقتصادي بودن تصميم گيري مديران تاثير دارد.و شواهدي بررد فرضيهاي چهارگانه  مذکور وجودنداشت پيشنهاد مي گردد مباني مفهومي اتوماسيون اداري ، در فراگير ترين شکل خود در ادارات دولتي و در يک قالب مبتني بر توسـعه فرهنگ سازماني ، به کارکنان آموزش داده شود .و با توجه به سياستهاي کلي دولت در زمينه ايجاد دولت الکترونيک و اتوماسيون اداري که به آن پرداخته شده است براي تحقيق وسيع در سطح ملي در اين زمينه ، آماتور از تيم محقق متخصص داراي امکانـات تحققاتي وسيع و اساتيد مجرب دانشگاه يا همکاري شرکت هاي متخصص اتوماسيون اداري استفاده شود. 

در شرايط دائماً در حال تغيير ما نيز بايد تغيير نمائيم ، و گر نه بهاي سنگيني  بابت عدم  تغيير پرداخت خواهيم کرد . ( دکترنوردال ، رئيس اتحاديه جهاني علم و بهره وري : پيام مديريت )

سازمان ها را در عصر جديد از بکار گيري سيستم هاي کامپيوتري و تکنولوژي اطلاعات و رسانه هاي پيش رفته گريز و گزيري نيست و آينده از ان آناني است که با شناخت دقيق و صحيح ، محاسن و معايب اين سيستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده و از تجربه ديگران درس بگيرند بدون اينکه هزينه هاي آن تجربه را مجدداً تقبل نمايند .  دسترسي به کامپيوتر و تکنولوژي اطلاعات و رسانه هاي پيش رفته ، مولد شتاب فزاينده هست و شتاب ، اين تاثير را دارد کـه هـر واحدي از زمان را که صرفه جويي مي شود از واحد قبلي آن با ارزش تر مي سازد . بدين ترتيب حلقه باز خورد مثبتي به وجود مي آيد که شتاب را شتاب مي بخشد .  گسترش سيل آساي کامپيوتر  در دهه هاي اخير ، مهمترين تغيير را در نظام دانايي از اختراع چاپ در قرن پـانزدهم يـا حتـي از اختراع خط به اين سو پديد آورده است . به موازات  اين تغيير خارق العاده ، گسترش شبکه ها و رسانه هاي جديد آمده است که به همان اندازه شگفت انگيز  است و کارش ، جابجا کردن دانايي و عناصر تشکيل دهنده آن يعني داده و اطلاعات است .  آنچه که مديران در سطوح  مختلف سازمان انجام مي دهند و همواره در فضاي آن حرکت مي نمايند ، تصميم گيري را مـي تـوان جمع آوري و پردزش اطلاعات در نظر گرفت ( صرافي زاده ، ص ٥٦: ١٣٨٠)  داشتن اطلاعات دقيق ، مرتبط و به هنگام و سريع باعث  بالا رفتن سرعت و دقت تصميم گيري شده و جلـوي انتخـاب بسـياري از تصميمات نادرست را خواهد گرفت . در اين برنامه زماني ، يک مدير کار آمد بدون داشتن  اطلاعات مورد نياز خود قادر به رهبري سازمان و رسيدن به اهداف از قبل تعيين شده نيست .  مديران به منظور مواجهه با محيط و تحقق اهداف سازماني خود با مد نظر قرر دادن متغير هاي محيطي ضرورتاً بايستي محـيط را تحليل و متغير هاي آن را شناسائي و تدبير مناسب در بر خورد با آنها اتخاذ نمايند . اين امر مستلزم برخـورداري از اطلاعـات بـه هنگام درون و برون سازماني و نيز امکان بهره برداري بهينه از آنها را دارد .  رواج ريز کامپيوتر  در ادارات ، با انتشار  روز افزون محصولات جديد ارتباطي ، کامپيوتري  و ذخيره سازي اطلاعات و تغييـرات اساسي در روش اجراي امور اداري همراه بوده است در ابتدي کار از سيستم هاي کامپيوتري  براي مکاتبات بـه صـورت مسـتقل استفاده مي شد. اما به مرور زمان  کامپيوتري ها به يکديگر مرتبط گرديدند .

اين ارتباط به کاربران اجازه مي دهد نـه تنهـا از فايلهاي مکاتبات به صورت مشترک استفاده نمايند . بلکه مي توانند براي يکديگر پيام ارسال نمايند . امـروزه انـواع مختلفـي از سيتمهاي اتوماسيون اداري وجود دارد . سيستم اطلاعات  مديريت درس طرح مختلف سازماني و با بهره مندي از ابزار هاي نـوين جمع آوري و پردازش داده ها مي تواند مديران را در جهت تحقق اهداف ، ياري و پشتيباني نمايد . کامپيوتر ، سر عـت ، دقـت و صحت تصميم گيري را افزايش داده و در نتيجه سطح سرعت، صحت و دقت کار در سازمان بالا مي رود سيستم اتوماسيون تاثير بـه سزايي در صحت ، دقت ، اقتصادي بودن، بهنگام بودن تصميم گيري مديران وحوزه ستادي آن را داشته در ايـن تحقيـق اثـرات سيستم اتوماسيون بر بهبود تصميم گيري مديران در حوزه ستادي مورد بررسي قرار مي گيرد .

 


سایت خانه مقالات ISI ایران مقالات زیر را جهت مطالعه جامع تر در خصوص مطلب فوق پیشنهاد می نماید :


میزان تأثیر اتوماسیون اداری بر عملکرد مدیران


تاثیر تنظیم تعهد مدیریت بر انتخاب فروشندگان فناوری های اتوماتیکی نیروی فروش 


 


free webpage hit counter